La fattura elettronica a costo zero

 

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture oggi obbligatorio nei rapporti con la P.A. ma ancora facoltativo tra privati per i quali il D.Lgs 127/2015 ha previsto solo dei semplici incentivi.

La fattura elettronica è dunque oggi il solo documento fiscale che un Professionista/Azienda può emettere allorché si ritrovi a lavorare per una P.A.

Struttura di collegamento tra Fornitori è P.A. è il Sistema di Interscambio (SdI), ovvero un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate in grado di ricevere le fatture sotto forma di file XML (eXtensible Markup Language), di effettuare i controlli sui file ricevuti ed infine inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

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Per assolvere all'onere della fatturazione elettronica ed affrontare l’iter previsto (emissione, trasmissione e conservazione) ci si può avvalere di una delle tante società di servizi (a pagamento) o utilizzare gli strumenti informatici messi gratuitamente a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (www.fatturapa.gov.it).

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Vediamo allora come procedere per realizzare una fattura elettronica a costo zero.

 

1. EMISSIONE

Personalmente ho trovato molto ben realizzata e anche di facile utilizzo l’applicazione web gratuita fpa.dirittopratico.it, che permette unicamente la generazione della fattura elettronica - o della nota di credito - dunque non consente ne la trasmissione ne la successiva conservazione.

Tra i vari dati obbligatori utili alla corretta compilazione della fattura va ricordato il “Codice Univoco” della P.A. destinataria della fattura elettronica, che può essere recuperato su www.indicepa.gov.it

Ulteriori codici quali CUP (Codice Unitario Progetto) e CIG (Codice Identificativo della Gara) dovranno essere richiesti direttamente all’Amministrazione.
Una volta ultimata la compilazione della fattura elettronica, potrà essere scaricato e salvato il relativo file XLM che verrà automaticamente denominato dall’applicazione, così come richiesto dalla normativa, ovvero:

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nome file = "IT + Codice fiscale di chi emette la fattura + n.fattura .xlm"

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Una notazione importante va fatta riguardo la numerazione della fattura.

E' sempre possibile continuare a conservare in modalità tradizionale le fatture cartacee e conservare elettronicamente le sole fatture elettroniche, a condizione che le due diverse tipologie di fatture siano numerate progressivamente con distinte serie numeriche in ordine cronologico e senza interruzioni per ciascun periodo d’imposta.

Si consiglia dunque di adottare per le fatture elettroniche una numerazione diversa da quella adottata per quelle cartacee, ancorché emesse in formato PDF e trasmesse via email.

 

1.a - Verifica della correttezza formale del file XLM

Prima dell’invio del file XLM al Sistema di Interscambio (SdI) è bene procedere al controllo formale della fattura tramite l’applicazione presente alla pagina "Controllare la Fattura PA" in grado di individuare l'eventuale presenza di errori, segnalare il tipo di anomalia e suggerire l'intervento correttivo da effettuare.

 

1.b - Apposizione della Firma digitale

Superata la “verifica” del file XLM con esito positivo, la fattura elettronica dovrà essere firmata dal soggetto che la emette tramite un certificato di firma digitale. I formati ammessi sono il CAdES-BES e XAdES-BES.

 

2. TRASMISSIONE

Per recapitare la fattura alla P.A., il file XLM firmato digitalmente dovrà essere trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI): il metodo più semplice è quello di allegare il file XML ad una PEC indirizzata a “sdi01@pec.fatturapa.it” riportando nel campo oggetto: "Trasmissione fattura elettronica: nome file”.

Altro sistema di invio, ma che richiede l’accreditamento ad Entratel/FiscoOnline oppure l’utilizzo di una Carta Nazionale Servizi (CNS), è quello di utilizzare l’applicazione "Inviare via web la Fattura PA".

 

2.a - Notifica al Sistema di Interscambio

Una volta inviato il file XLM tramite PEC al Sistema di Interscambio (SdI) si riceveranno le classiche ricevute di “accettazione e consegna” e successivamente il messaggio del SdI di “scarto/corretta consegna” alla P.A. destinataria: per interpretare le notifiche ricevute via PEC dal Sistema di Interscambio potrà essere utilizzata l’applicazione web gratuita fpa.dirittopratico.it.

 

3. CONSERVAZIONE

Trasmesso con esito positivo il file XLM al Sistema di Interscambio (SdI), entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale, la fattura dovrà essere obbligatoriamente “conservata” così come previsto dalla normativa vigente. Anche in tal caso si potrà ricorrere ad un servizio a pagamento o utilizzare l’applicazione gratuita messa a disposizione dell’Agenzia delle Entrate "FATTURA ELETTRONICA" previo accreditamento ad Entratel/FiscoOnline oppure l’utilizzo di una Carta Nazionale Servizi (CNS).

 

3.1. Monitoraggio fatture

Per poter visualizzare i file XLM emessi/trasmessi/ricevuti alla P.A. può essere utilizzata l’applicazione "Monitorare la fattura PA" previo accreditamento ad Entratel/FiscoOnline oppure l’utilizzo di una Carta Nazionale Servizi (CNS)

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Per ulteriori info: FATTURAPA.GOV.IT